Tại Sao Các Thương Hiệu Chăm Sóc Sức Khỏe Toàn Cầu Lựa Chọn Các Đối Tác Sản Xuất ODM Dài Hạn

Ở giai đoạn báo giá, nhiều nhà sản xuất thiết bị y tế có thể trông khá giống nhau. Họ có thể cung cấp các sản phẩm, giá cả và thời gian sản xuất tương đương.

Sự khác biệt thường chỉ trở nên rõ ràng ở giai đoạn sau — ví dụ khi đặt hàng lần thứ hai hoặc lần thứ năm, cập nhật bao bì, thay đổi linh kiện, điều tra chất lượng hoặc đưa sản phẩm ra thị trường mới.

Đối với các thương hiệu chăm sóc sức khỏe, nhà phân phối và nhà nhập khẩu, mối quan hệ ODM dài hạn do đó không đơn thuần là việc mua hàng từ cùng một nhà cung cấp trong nhiều năm. Đó là việc xây dựng một hệ thống vận hành được kiểm soát nhằm quản lý đặc tả sản phẩm, chất lượng, các thay đổi, tài liệu và phát triển trong tương lai.

Một Nhà sản xuất thiết bị y tế theo hình thức ODM nên giúp bảo đảm tính liên tục của sản phẩm đồng thời hỗ trợ sự tăng trưởng của thương hiệu trên các kênh bán hàng và thị trường khác nhau.

Điều gì tạo nên một quan hệ đối tác ODM dài hạn?

Mối quan hệ nhà cung cấp truyền thống thường được tổ chức xung quanh từng đơn đặt hàng riêng lẻ. Các thông số kỹ thuật, giá cả và ngày giao hàng được thảo luận từng đơn một.

Mối quan hệ đối tác ODM dài hạn mang góc nhìn tổng quát hơn. Cả hai bên thiết lập các quy trình chung bao gồm:

▪ Thông số kỹ thuật sản phẩm đã được phê duyệt
▪ Kiểm soát phiên bản mẫu và phiên bản sản xuất
▪ Thay đổi vật liệu và linh kiện
▪ Tiêu chí chấp nhận chất lượng
▪ Yêu cầu bao bì và nhãn mác
▪ Tài liệu chuyên biệt theo thị trường
▪ Dự báo và lập kế hoạch sản xuất
▪ Cải tiến sản phẩm và phát triển SKU tương lai

Mục tiêu không phải là loại bỏ tính linh hoạt thương mại. Mục tiêu là giảm thiểu sự biến động có thể tránh được và làm rõ hơn trách nhiệm khi khối lượng đơn hàng, phạm vi sản phẩm và thị trường mục tiêu mở rộng.

1. Việc mua hàng theo giao dịch tạo ra chi phí ẩn

Việc thay đổi nhà cung cấp để đạt được báo giá thấp hơn một chút có thể trông hấp dẫn. Tuy nhiên, giá đơn vị chỉ là một phần trong tổng chi phí mua hàng.

Việc thay đổi nhà cung cấp cũng có thể yêu cầu:

▪ Mẫu mới và đánh giá sản phẩm mới
▪ Xác nhận lại kích thước và yêu cầu tải
▪ Kiểm tra bao bì mới và hướng dẫn sử dụng mới
▪ Nhãn hiệu, mã vạch và ảnh sản phẩm được cập nhật
▪ Đánh giá lại vật liệu hoặc linh kiện
▪ Kiểm tra bổ sung trong giai đoạn sản xuất ban đầu
▪ Cập nhật tài liệu quy định hoặc tài liệu của nhà nhập khẩu
▪ Các thỏa thuận mới về phụ tùng thay thế và dịch vụ hậu mãi

Các hoạt động này tiêu tốn nguồn lực kỹ thuật, mua sắm, kiểm soát chất lượng và tiếp thị.

Khi sản phẩm được mua từ nhiều nhà máy không liên quan đến nhau, thông số kỹ thuật cũng có thể bắt đầu khác biệt. Hai chiếc ghế được bán dưới cùng một thương hiệu có thể sử dụng các loại bu-lông khác nhau, đầu cao su khác nhau, lớp phủ khác nhau hoặc phương pháp lắp ráp khác nhau, khiến việc quản lý hàng tồn kho và dịch vụ hậu mãi trở nên khó khăn hơn.

Một mối quan hệ đối tác dài hạn được quản lý tốt giúp thương hiệu duy trì kiến thức về sản phẩm thay vì phải xây dựng lại kiến thức đó cho từng đơn đặt hàng.

2. Mối quan hệ đối tác nên bắt đầu bằng lộ trình phát triển sản phẩm

Hợp tác ODM dài hạn đạt hiệu quả cao nhất khi nhà sản xuất hiểu rõ hơn mức độ yêu cầu trong đơn đặt hàng hiện tại.

Trước khi lựa chọn nền tảng sản phẩm, thương hiệu và nhà sản xuất nên thảo luận các câu hỏi như:

▪ Sản phẩm sẽ phục vụ tại những quốc gia và kênh bán hàng nào?
▪ Sản phẩm này dành cho mục đích sử dụng trong tổ chức, bán lẻ hay thương mại điện tử?
▪ Những mẫu xe nào được lên kế hoạch ra mắt trong vòng 12 đến 24 tháng tới?
▪ Những tính năng nào bắt buộc phải giữ nguyên tiêu chuẩn trên toàn bộ dòng sản phẩm?
▪ Những thành phần nào cần tùy chỉnh theo nhãn hiệu riêng?
▪ Dự kiến số lượng đặt hàng thử nghiệm và bổ sung là bao nhiêu?
▪ Các mẫu xe trong tương lai có thể chia sẻ linh kiện, bao bì hoặc phụ kiện không?

Ví dụ, một thương hiệu ra mắt ghế bồn cầu có thể sau đó bổ sung ghế tắm, thanh chống an toàn khi đi vệ sinh hoặc khung đi bộ. Việc lập kế hoạch cho toàn bộ danh mục sản phẩm giúp duy trì màu sắc, bao bì, hướng dẫn sử dụng và linh kiện thay thế một cách đồng nhất.

Các thương hiệu có thể xem xét danh mục sản phẩm của KDB Health về thiết bị phục hồi chức năng và thiết bị an toàn trong nhà tắm khi đánh giá các dòng sản phẩm tiềm năng cũng như cơ hội tùy chỉnh.

3. Thiết lập Mốc Chuẩn Sản Phẩm Được Kiểm Soát

Một trong những bước quan trọng nhất trong mối quan hệ ODM là thiết lập cơ sở sản phẩm đã được phê duyệt.

Cơ sở này xác định rõ ràng những gì thương hiệu đã phê duyệt để sản xuất. Tùy thuộc vào dự án, nó có thể bao gồm:

▪ Mẫu tham chiếu đã được phê duyệt
▪ Bản vẽ và kích thước sản phẩm
▪ Vật liệu và bề mặt hoàn thiện
▪ Các linh kiện then chốt
▪ Yêu cầu về hiệu năng và tải trọng
▪ Cấu trúc bao bì và ký hiệu trên thùng carton
▪ Nhãn, hướng dẫn sử dụng và thông tin cảnh báo
▪ Tiêu chí kiểm tra và chấp nhận
▪ Số phiên bản sản phẩm và tài liệu

Nếu không có cơ sở này, bên mua và nhà sản xuất có thể hiểu khác nhau về sản phẩm đã được phê duyệt.

Mẫu đã được phê duyệt riêng lẻ không phải lúc nào cũng đủ. Một số vật liệu, linh kiện bên trong hoặc dung sai sản xuất có thể không quan sát được trên mẫu hoàn chỉnh. Các thông số kỹ thuật bằng văn bản và tài liệu được kiểm soát cung cấp tham chiếu đáng tin cậy hơn cho các đơn hàng lặp lại.

Một nguyên tắc hữu ích là đơn giản: nếu một thay đổi không thể xác định, xem xét và phê duyệt, thì thay đổi đó không thể được kiểm soát hiệu quả.

4. Quản lý thay đổi sản phẩm và linh kiện

Các sản phẩm y tế và chăm sóc sức khỏe tại nhà thường tồn tại trên thị trường trong nhiều năm. Trong khoảng thời gian đó, nguyên vật liệu đầu vào, linh kiện, quy định về bao bì và kỳ vọng của khách hàng có thể thay đổi.

Thỏa thuận ODM cần quy định rõ những thay đổi nào yêu cầu thông báo và phê duyệt. Ví dụ bao gồm:

▪ Vật liệu khung hoặc độ dày thành
▪ Nhựa nhiệt dẻo hoặc vật liệu ghế
▪ Bánh xe caster, phanh, bu lông hoặc đầu cao su
▪ Quy trình xử lý bề mặt hoặc phủ lớp bảo vệ
▪ Cấu trúc bao bì hoặc thông số kỹ thuật thùng carton
▪ Nhãn sản phẩm và hướng dẫn sử dụng
▪ Khuôn mẫu hoặc quy trình sản xuất
▪ Nhà thầu phụ then chốt
▪ Địa điểm sản xuất

Không phải mọi thay đổi đều có mức độ rủi ro như nhau. Việc cập nhật hình ảnh trên thùng carton khác biệt hoàn toàn so với việc thay đổi một bộ phận chịu lực.

Một quy trình kiểm soát thay đổi trưởng thành sẽ đánh giá các tác động tiềm ẩn lên độ an toàn, hiệu năng, tài liệu, hàng tồn kho và sự tuân thủ thị trường của sản phẩm trước khi triển khai thay đổi vào sản xuất.

Điều này giúp bảo vệ thương hiệu khỏi việc phát hiện một thay đổi chưa được phê duyệt chỉ sau khi hàng hóa đã lưu hành trên thị trường.

5. Duy trì chất lượng trong các đơn hàng lặp lại

Một đơn hàng đầu tiên thành công không tự động đảm bảo sản xuất ổn định trong tương lai. Giá trị dài hạn đến từ khả năng tái tạo sản phẩm đã được phê duyệt trên nhiều lô sản xuất.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 13485 cung cấp một khung quan trọng, nhưng chỉ riêng chứng nhận không thể thay thế các kiểm soát đặc thù cho từng sản phẩm. Bên mua cũng nên xem xét cách nhà sản xuất quản lý:

▪ Kiểm tra vật liệu đầu vào
▪ Kiểm tra trong quá trình sản xuất
▪ Các kích thước then chốt và điểm lắp ráp
▪ Kiểm tra chức năng và độ ổn định
▪ Kiểm tra cuối cùng và xuất xưởng
▪ Sản phẩm không phù hợp
▪ Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa
▪ Hồ sơ lô sản xuất và hồ sơ sản xuất

Hiệu suất nên được đánh giá trên cơ sở các đơn hàng lặp lại thay vì chỉ dựa vào một mẫu tiền sản xuất duy nhất.

Để có cái nhìn tổng quan chi tiết hơn, vui lòng tham khảo hướng dẫn của KDB Health về kiểm soát chất lượng thiết bị y tế .

6. Làm rõ trách nhiệm liên quan đến quy định và tài liệu

Yêu cầu quy định phụ thuộc vào cấu hình sản phẩm, mục đích sử dụng và thị trường nhập khẩu. Việc khẳng định một sản phẩm ‘đạt tiêu chuẩn CE/FDA’ không nên tự động áp dụng cho mọi mẫu hoặc tùy chỉnh.

Trước khi sản xuất, các bên cần xác nhận:

▪ Mẫu sản phẩm cụ thể và mục đích sử dụng
▪ Quốc gia hoặc khu vực nhập khẩu
▪ Trách nhiệm pháp lý của nhà sản xuất và nhà nhập khẩu
▪ Quy trình đăng ký hoặc chứng nhận phù hợp áp dụng
▪ Các tuyên bố, báo cáo và tài liệu kỹ thuật bắt buộc
▪ Gắn nhãn và hướng dẫn sử dụng
▪ Yêu cầu về ngôn ngữ
▪ Trách nhiệm liên quan đến khiếu nại và sau khi đưa sản phẩm ra thị trường
▪ Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến tài liệu hiện có

Việc tùy chỉnh nhãn hiệu riêng cũng có thể ảnh hưởng đến thông tin hiển thị trên sản phẩm, bao bì và tài liệu. Các chi tiết này cần được xem xét lại trước khi in ấn hoặc bắt đầu sản xuất.

Các nhà nhập khẩu đưa hàng vào Hoa Kỳ hoặc Liên minh Châu Âu có thể tham khảo cẩm nang KDB Health để yêu cầu CE và FDA đối với ghế bồn cầu .

Trách nhiệm tuân thủ cuối cùng và bằng chứng bắt buộc luôn phải được xác nhận rõ ràng cho từng mẫu cụ thể và thị trường mục tiêu.

7. Điều phối dự báo và năng lực sản xuất

Hợp tác dài hạn không có nghĩa là bên mua phải cam kết duy trì lượng tồn kho quá mức. Điều đó có nghĩa là cả hai bên trao đổi đủ thông tin để lập kế hoạch một cách thực tế.

Thông tin lập kế hoạch hữu ích có thể bao gồm:

▪ Dự báo nhu cầu luân chuyển
▪ Đơn đặt hàng đã xác nhận
▪ Các giai đoạn bán hàng theo mùa
▪ Ngày dự kiến triển khai chương trình khuyến mãi
▪ Thời gian chờ linh kiện
▪ Thời gian chuẩn bị bao bì
▪ Cửa sổ kiểm tra bắt buộc
▪ Lịch vận chuyển và bổ sung hàng tồn kho

Dự báo không nhất thiết là đơn hàng chắc chắn, nhưng giúp nhà sản xuất dự đoán trước nhu cầu về vật liệu và năng lực sản xuất. Bên mua nên phân biệt rõ ràng giữa số lượng đã xác nhận và nhu cầu tạm thời.

Điều này trở nên đặc biệt quan trọng khi một thương hiệu mở rộng từ các đơn hàng thử nghiệm sang việc bổ sung hàng định kỳ hoặc mua theo khối lượng container.

Các yếu tố lập kế hoạch bổ sung được trình bày trong bài viết của KDB Health về quản lý chuỗi cung ứng thiết bị y tế .

8. Chuyển phản hồi thị trường thành các cải tiến sản phẩm có kiểm soát

Một nhà sản xuất ODM dài hạn dần phát triển sự thấu hiểu sâu sắc hơn về khách hàng của thương hiệu, phân khúc giá mục tiêu và định vị sản phẩm.

Phản hồi có thể đến từ:

▪ Đội ngũ bán hàng của nhà phân phối
▪ Đánh giá và trả hàng trên nền tảng thương mại điện tử
▪ Đội ngũ mua sắm của tổ chức
▪ Người chăm sóc và người dùng cuối
▪ Kiểm tra chất lượng
▪ Hồ sơ bảo hành hoặc khiếu nại

Nhà sản xuất không nên phản hồi từng nhận xét bằng một thay đổi sản xuất ngay lập tức. Phản hồi trước tiên cần được phân loại và đánh giá.

Một quy trình cải tiến có kiểm soát thường bao gồm:

1. Xác định vấn đề hoặc cơ hội

2. Đánh giá tính khả thi về kỹ thuật và rủi ro

3. Phát triển mẫu thử nghiệm hoặc mẫu đã chỉnh sửa

4. Kiểm chứng chức năng và khả năng sử dụng

5. Đạt được sự chấp thuận từ người mua

6. Cập nhật đặc tả và tài liệu

7. Đưa phiên bản mới vào sản xuất

Điều này tạo ra sự cải tiến sản phẩm mà không làm mất kiểm soát thiết kế ban đầu.

Các thương hiệu lên kế hoạch cho một sản phẩm mới quy mô lớn hơn có thể xem lại hướng dẫn phát triển ODM cho thiết bị phục hồi chức năng tùy chỉnh .

9. Đánh giá Tổng chi phí quan hệ

Mức báo giá thấp nhất không luôn dẫn đến tổng chi phí mua hàng thấp nhất.

Các đội mua hàng nên cân nhắc:

▪ Tính nhất quán của sản phẩm
▪ Chi phí kiểm tra và sửa chữa
▪ Hiệu quả giao tiếp
▪ Độ tin cậy trong giao hàng
▪ Độ chính xác của tài liệu
▪ Lỗi bao bì
▪ Rủi ro liên quan đến hoàn trả và bảo hành
▪ Thời gian cần thiết để thực hiện hành động khắc phục
▪ Chi phí thay đổi nhà cung cấp
▪ Khả năng sẵn có của các linh kiện thay thế

Một đối tác ODM đáng tin cậy trong dài hạn có thể không đưa ra mức giá thấp nhất cho từng đơn hàng riêng lẻ. Tuy nhiên, tính ổn định cao hơn sẽ giúp giảm độ biến động trong vận hành và tránh phải thực hiện lại công việc đánh giá, chứng nhận.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với sản phẩm y tế, nơi những sai lệch nhỏ có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng, uy tín thương hiệu và khả năng tiếp cận thị trường.

10. Xây dựng hệ thống đánh giá quan hệ đối tác thực tiễn

Hợp tác dài hạn cần được đo lường, chứ không nên mặc định.

Tùy theo tần suất mua hàng, các đối tác có thể tiến hành đánh giá hoạt động hàng tháng, đánh giá sản phẩm hàng quý hoặc họp lộ trình hàng năm.

Một buổi đánh giá có thể bao gồm:

▪ Hiệu suất giao hàng
▪ Kết quả kiểm tra và chất lượng
▪ Các vấn đề đang mở và hành động khắc phục
▪ Nhật ký thay đổi sản phẩm và tài liệu
▪ Dự báo và năng lực sản xuất
▪ Cập nhật bao bì hoặc nhãn mác
▪ Phản hồi từ khách hàng
▪ Hiệu suất của các SKU hiện tại
▪ Sản phẩm dự kiến và thị trường mục tiêu

Các đánh giá này mang lại cho cả hai bên cơ hội xác định các rủi ro trước khi chúng ảnh hưởng đến lô hàng hoặc ra mắt sản phẩm.

Cách Đánh Giá Một Đối Tác ODM Tiềm Năng Dài Hạn

Trước khi cam kết thiết lập mối quan hệ sản xuất chiến lược, chủ thương hiệu và các đội mua sắm nên đặt câu hỏi:

▪ Nhà sản xuất có thể duy trì đặc tả mẫu chuẩn đã được phê duyệt cho từng mẫu không?
▪ Việc thay đổi sản phẩm và linh kiện được thông báo như thế nào?
▪ Mẫu đã được phê duyệt được chuyển sang sản xuất hàng loạt ra sao?
▪ Những cuộc kiểm tra nào được thực hiện trong quá trình sản xuất?
▪ Tài liệu có thể được cung cấp cho đúng mẫu và thị trường đích không?
▪ Các trường hợp không phù hợp và hành động khắc phục được quản lý như thế nào?
▪ Năng lực sản xuất có đáp ứng được nhu cầu tăng trưởng trong tương lai không?
▪ Việc kiểm soát đơn hàng lặp lại và cập nhật phiên bản được thực hiện như thế nào?
▪ Nhà sản xuất có thể hỗ trợ cả các nền tảng hiện có lẫn phát triển mới đã được chứng nhận không?
▪ Ai sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm về dự án sau khi đơn hàng đầu tiên được giao?

Các câu trả lời rõ ràng thường có giá trị hơn những tuyên bố chung chung về việc là 'nhà cung cấp trọn gói'.

Xây dựng quan hệ đối tác lâu dài với KDB Health

KDB Health hỗ trợ các nhà phân phối, thương hiệu chăm sóc sức khỏe, nhà nhập khẩu và người mua dự án thông qua cung ứng sản phẩm tiêu chuẩn, chương trình nhãn riêng (private-label), ODM trên nền tảng hiện có và phát triển sản phẩm mới đã được chứng nhận.

Các nguồn lực sản xuất và phát triển của chúng tôi bao gồm:

▪ Hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết bị phục hồi chức năng và thiết bị chăm sóc sức khỏe tại nhà
▪ Cơ sở sản xuất rộng khoảng 18.000 mét vuông
▪ Hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận ISO 13485
▪ Đội ngũ phát triển sản phẩm gồm 12 thành viên
▪ Hơn 500 khuôn sản phẩm hiện có
▪ Năng lực sản xuất tối đa lên đến 80.000 ghế bồn cầu mỗi tháng, tùy thuộc vào sự kết hợp giữa các mẫu và lịch trình sản xuất
▪ Hỗ trợ mẫu hoặc nguyên mẫu trong khoảng 15 ngày đối với các dự án đủ điều kiện, tùy thuộc vào phạm vi và khả năng cung ứng linh kiện

Yêu cầu dự án được đánh giá dựa trên mô hình sản phẩm, thị trường mục tiêu, phạm vi tùy chỉnh, nhu cầu tài liệu và khối lượng dự báo.

Đối với các thương hiệu đang phát triển, KDB Health cũng có thể thảo luận việc tìm nguồn cung thiết bị y tế với MOQ thấp sử dụng các nền tảng sản phẩm hiện có phù hợp.

Các câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa một đối tác ODM dài hạn và một nhà cung cấp thông thường là gì?

Một nhà cung cấp thông thường có thể tập trung chủ yếu vào từng báo giá và đơn đặt hàng riêng lẻ. Một đối tác ODM dài hạn còn hỗ trợ quản lý đặc tả sản phẩm, thay đổi phiên bản, duy trì chất lượng ổn định, tài liệu và phát triển sản phẩm trong tương lai.

Việc thiết lập quan hệ đối tác dài hạn có yêu cầu tính độc quyền không?

Không nhất thiết. Tính độc quyền chỉ nên áp dụng khi cả hai bên thống nhất rõ ràng về sản phẩm, thị trường, khối lượng và điều khoản hợp đồng.

Phải chăng mọi sản phẩm chăm sóc sức khỏe đều nên sử dụng mô hình ODM?

Không. ODM phù hợp khi một thương hiệu có thể sử dụng nền tảng sản phẩm hiện có với một số điều chỉnh được chọn. Một dự án hoàn toàn tùy chỉnh có thể yêu cầu quy trình phát triển, chế tạo khuôn và kiểm định khác.

Điều gì cần được thống nhất trước đơn hàng số lượng lớn đầu tiên?

Các bên cần xác nhận mẫu đã được phê duyệt, thông số kỹ thuật, bao bì, nhãn mác, tiêu chí chất lượng, trách nhiệm về tài liệu, quy trình kiểm soát thay đổi, thời gian giao hàng và trách nhiệm hậu mãi.

Hiệu suất của đối tác ODM nên được đo lường như thế nào?

Các chỉ số hữu ích bao gồm tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tính nhất quán trong các đơn hàng lặp lại, kết quả kiểm tra, thời gian phản hồi, hiệu quả của hành động khắc phục, độ chính xác khi thực hiện thay đổi và mức độ sẵn sàng của tài liệu.

Một thương hiệu chăm sóc sức khỏe đang phát triển có thể bắt đầu với đơn hàng nhỏ hơn không?

Có thể. MOQ phụ thuộc vào nền tảng sản phẩm, vật liệu, màu sắc, bao bì và yêu cầu tùy chỉnh. Các mô hình hiện có thường mang lại tính linh hoạt cao hơn so với các dự án đòi hỏi khuôn mới hoặc phát triển cấu trúc.

Kết luận

Giá trị của một quan hệ đối tác ODM dài hạn không chỉ nằm ở sự quen thuộc hoặc mức giá ưu đãi. Giá trị đó bắt nguồn từ việc duy trì kiến thức về sản phẩm, kiểm soát các thay đổi, đảm bảo chất lượng cho các đơn hàng lặp lại và phối hợp phát triển trong tương lai.

Đối với các thương hiệu chăm sóc sức khỏe toàn cầu, những năng lực này có thể giảm thiểu công việc mua sắm lại và giúp tăng trưởng sản phẩm trở nên dự đoán được hơn.

Nếu bạn đang đánh giá một đối tác ODM cho ghế bồn cầu, ghế tắm, thiết bị an toàn phòng tắm hoặc các thiết bị phục hồi chức năng khác, liên hệ KDB Health để thảo luận về yêu cầu sản phẩm, thị trường mục tiêu, khối lượng ước tính và kế hoạch phát triển của bạn.